Onlineshopping bei Kommunen

Noch ist die öffentliche Verwaltung nicht fit fürs digitale Zeitalter: Die Behörden stehen vor der enormen Herausforderung, ihre zahllosen Vorgänge in die digitale Welt zu transformieren. Damit von A wie Antrag bis Z wie Zustellung alles effizienter und bürgerfreundlicher wird, entwickelt die Südwestfalen IT erfolgreiche Produkte. Das gelingt diesem kommunalen IT-Dienstleister, weil er eine Ideenschmiede mit ausgezeichnetem Innovationsklima ist.

Personalausweis verlängern, Gewerbe anmelden – vielerorts müssen Bürger für solche Angelegenheiten aufs Amt. Das passt nicht mehr ins digitale Zeitalter. Auch der Gesetzgeber will, dass kommunale Dienstleistungen bis zum Jahresende 2022 online abrufbar sind. Das digitale Angebot vieler Gemeinden scheint davon noch Lichtjahre entfernt. Dabei bietet die Südwestfalen IT mit ihrem sogenannten citkoPortal für kommunale Dienstleistungen eine intelligente Plattform an, die wie Onlineshopping funktioniert, nur eben mit Verwaltungsleistungen: per Mausklick etwa eine Geburtsurkunde in den Warenkorb legen, digital bezahlen, fertig. Die gewünschte Urkunde kommt per Post, der Behördengang ist damit passé.

Vertrauen zahlt sich aus

Für die Digitalisierungsoffensive der Kommunen wird Kreativität benötigt. Die fördert das Unternehmen bei seinen Mitarbeitern, zum Beispiel mit einem „Ideenpreis“. Dabei geht es um Optimierungsvorschläge im weitesten Sinne. Prämiert wurde etwa die Anregung, ausgemusterte, aber funktionstüchtige Hardware an die Belegschaft zu verkaufen, anstatt sie zu verschrotten. Man braucht Freiräume, um gute Ideen auszutüfteln. Zeit dafür darf sich jeder nehmen – ohne vorherige Freigabe, rein auf Vertrauensbasis. Einfallsreiche Mitarbeiter lohnen sich für die Südwestfalen IT: 2020 stieg ihr Ergebnis allein durch die realisierten Verbesserungsvorschläge um rund 2 %.

Handlungsfähig bleiben

Die Coronakrise offenbarte, wie stark viele Behörden bei der Digitalisierung noch hinterherhinken: Zum Zweckverband dieses IT-Dienstleisters gehören rund 70 Städte und Gemeinden. Um deren Handlungsfähigkeit zu sichern, reagierte man zu Beginn der Pandemie schnell. So entwickelten die Mitarbeiter in nur zwei Wochen eine Lösung, mit der Verwaltungsangestellte aus dem Homeoffice auf den Desktop im Büro zugreifen konnten. Außerdem wurden die Gesundheitsämter durch eine Erweiterung des Bürgerportals entlastet, über das sich Betroffene mit Verdacht auf eine Covid-19-Infektion online melden konnten – und zwar lange bevor die Corona-Warn-App am Start war. Das zeigt: Mit gut geschmiedeten Ideen geht‘s voran ins digitale Zeitalter.