Gehaltszettel, Rechnungen, Kontoauszüge: Steuerunterlagen bestehen aus viel Papier, die dicke Aktenordner füllen. Sie zu bearbeiten ist zeitraubend. Wesentlich effektiver gelingt dies mithilfe digitalisierter Verfahren. Bei den entsprechenden technischen Lösungen hat die Dr. Kley Reich Jankowski Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Büros in Würzburg, Schweinfurt, Kitzingen und Wertheim schon immer die Nase vorn gehabt. Vor Kurzem führten diese Steuerberater eine eigene Datenplattform und ein digitales Controlling ein.

Sicherheit und Vertrauen sind Werte, die für die Mandanten von Steuerberatern eine hohe Priorität haben. Dies gilt auch für den Austausch von Informationen. Unterlagen per Post zu verschicken ist langsam und umständlich, schneller geht es per E-Mail. Doch diese Übermittlungsform stößt wegen der stetig wachsenden Datenmengen zunehmend an ihre Grenzen. Deshalb haben die Steuerberater Dr. Kley gemeinsam mit einem EDV-Partner eine eigene Datenaustauschplattform eingeführt. Der Server steht in Deutschland, und die Plattform erfüllt alle Datenschutzrichtlinien. Zudem ist sie besonders einfach zu bedienen, sodass Mandanten und Steuerberater komfortabel, sicher und papierlos über diesen Kanal kommunizieren können.

Exakte Erfassung, geringerer Aufwand

Als eine der ersten Steuerberatungen installierte dieser Mittelständler außerdem ein digitales System für interne Auskünfte. Seitdem ist er ein gefragter Pilotanwender, der anderen Interessenten von seinen Erfahrungen berichtet. Mithilfe der Software ordnen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten exakt den jeweiligen Mandanten zu. Das erleichtert die Kapazitätsplanung und das Überprüfen von Zielen – und entlastet die Verwaltung, denn die automatisierte Lösung ist natürlich wesentlich schneller als das frühere Prozedere.

Weniger Papier, mehr Effizienz

Digitale Arbeitsprozesse sind schlanker. Ein Beispiel dafür ist das firmeninterne Wiki, in dem relevante Informationen erfasst und leicht per Suchbegriff auffindbar sind. Unter dem jeweiligen Stichwort ist etwa zu lesen, nach welcher Struktur die Ablage erfolgt oder wie eine Jahresabschlussmappe zu konzipieren ist. Der Zugriff erfolgt, wie auf die elektronischen Akten auch, über digitale Schnittstellen. Die Effizienz zeigt sich auch optisch: Vor wenigen Jahren füllten deckenhohe Aktenwände die Büros, heute reichen jedem Mitarbeiter zehn Ordner. Das ist immer noch viel Papier, aber dank virtueller Aktenschränke und fortschrittlicher IT-Infrastruktur wird es bei den Steuerberatern Dr. Kley kontinuierlich weniger.