Für viele mittelständische Firmen sind weitgehend papierfreie Büros auch 20 Jahre nach Beginn der digitalen Transformation noch Zukunftsmusik – ganz zu schweigen von einer umfassenden digitalen Dokumentenverwaltung. Entsprechend viel zu tun gibt es für die darauf spezialisierten IT-Berater und -Entwickler der CTO Balzuweit GmbH. Schon 5.000 Kunden nutzen ein von ihr angebotenes Softwarepaket für zeitgemäßes Dokumentenmanagement. Dennoch gibt es für diese ECMExperten nach wie vor ein immenses Potenzial zu heben.

2017 nutzte erst jeder dritte Mittelständler eine digitale Dokumentenverwaltung zum Archivieren oder Teilen von Informationen, bei größeren Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten waren es immerhin schon 90 Prozent. Hier wie dort findet die CTO Balzuweit ihre Kunden im gesamten deutschsprachigen Raum. Markus Balzuweit leitet die 1990 gegründete Firma mit seinem Bruder Dennis in zweiter Generation. Er kennt den großen Nachholbedarf und erklärt: „Vielerorts ist man tatsächlich noch mit dem Scannen von Papierakten beschäftigt. Andere sind schon weiter. Sie sammeln Erfahrungen in Teilbereichen wie Personalwesen, Rechnungseingang oder Vertragsmanagement und implementieren dann ihr digitales Dokumentenmanagement für alle Geschäftsprozesse.“

Clever archivieren

Dieses Stuttgarter Familienunternehmen hat bisher 450 Kunden ganzheitlich betreut – von der Konzeption über die Auswahl geeigneter Software bis zur Einführung und Schulung. Tausende weitere werden über Vertriebspartner erreicht. „Nur mit unseren 50 Beschäftigten könnten wir diese Größenordnung gar nicht stemmen“, erklärt Dennis Balzuweit. Der Dreh- und Angelpunkt jeder individuell konfigurierten Lösung ist die selbst entwickelte Softwareplattform CLARC. Ihr baukastenartiges System extrahiert und klassifiziert Informationen aus Word- und PDF-Dokumenten, Tabellen oder E-Mails ohne menschliches Zutun, um sie dann geordnet etwa in ERP-Systeme von SAP einzuspeisen. Natürlich interpretiert CLARC auch auf Papier vorliegende Informationen, denn dafür wurde es ursprünglich konzipiert.

Software als lernender Organismus

Während der letzten Jahre waren diese IT-Spezialisten vordringlich damit befasst, die Funktionen der Plattform kontinuierlich zu erweitern und ihre Fähigkeit zur korrekten Interpretation auch komplexer Daten zu optimieren. Gegenwärtig entwickeln sie für das System eine Cloud-Infrastruktur, damit die Anwender ihr Dokumentenmanagement auf Wunsch ganz oder teilweise in externe Rechenzentren auslagern können. Peter Balzuweit betont: „Das ist State of the Art, damit werden wir unseren Ruf als Innovationstreiber weiter festigen.“